Делопроизводитель

У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо – его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку. Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника – приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу – его надо определенным образом оформить и передать в архив.

Чем делопроизводитель отличается от секретаря

Секретарь – это «лицо офиса»: он встречает посетителей, отвечает на звонки, напоминает руководителю о совещаниях, командировках и прочих деловых событиях. Бывает, что секретарю поручают документооборот. Но совмещать в себе обе функции – секретарские и делопроизводственные – можно только при малом потоке документов. Когда поток огромен, без отдельного специалиста или даже целого управления по ведению документооборота не обойтись.

Кому понравится эта работа

Если вы любите все упорядочивать, умеете подолгу сосредотачиваться на одном деле, цените аккуратность и внимательны к мелочам.

Где можно сделать карьеру

Построить карьеру в области делопроизводства можно только в крупных организациях, где огромный поток корреспонденции, служебных записок, приказов. Это могут быть любые компании со штатом сотрудников свыше 250 человек, университеты, культурные учреждения, справочные службы.

Что нужно уметь

Работа с документами подразумевает и работу с людьми: инициаторами, согласующими лицами, секретарями, курьерами, другими делопроизводителями. Поэтому вам нужно хорошо представлять структуру организации, знать, какой специалист за что отвечает, уметь налаживать контакты с коллегами.

Вам предстоит овладеть компьютерными программами:

• текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
• редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
• файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
• корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
• почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.