Секретарь

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них. В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции. Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи). В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь. В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол. Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания. Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

• текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
• редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
• файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
• корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
• почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Есть расхожая формулировка «секретарь-референт со знанием иностранного языка». Умение общаться на другом языке – гарантия карьерного роста для секретаря.

Где можно сделать карьеру

Для первого опыта подойдет любая организация. Для долгосрочного развития лучше устроиться в крупную компанию, где есть много уровней руководства, а значит, и уровней мастерства секретарей.

Секретарская должность может стать пропуском и в другие профессии. Учитесь вы, например, в университете на направлении «Управление персоналом», устраивайтесь секретарем в какую-нибудь фирму, а к окончанию обучения у вас уже будет и диплом, и знание организации, и навыки работы с документами – руководитель HR-отдела первым делом обратит внимание на вас.

Куда поступить, чтобы стать секретарем

Для начала карьеры достаточно среднего профессионального или неполного высшего образования. Курсы секретарей помогут вам быстро обучиться азам профессии и скорее найти работу.

Чтобы добиться в профессии высот, лучше получить высшее образование. Подойдут такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет, лингвистика.